تذاكر الصيانة لمحلات الجوالات: من الاستلام إلى التسليم بفاتورة واحدة

محل الجوالات يبيع أجهزة ويصلّحها. البيع سهل التسجيل: صنف وسعر وفاتورة. الصيانة أصعب: جهاز يبقى عندك أياماً، قطعة تُطلب، فني يعمل، عربون يُقبض، وزبون يتصل كل يوم يسأل «خلص؟». من دون نظام يتحوّل هذا إلى دفتر وأوراق مثبَّتة على الأجهزة، ونزاع عند التسليم حول ما اتُّفق عليه. تذكرة الصيانة كمستند تحلّ الأمر من طرفَيه: الزبون يعرف ما اتُّفق عليه، وأنت تعرف أين كل جهاز.

ما الذي تحمله التذكرة؟

• رقم تسلسلي (في إنجاز يبدأ بـ RPR-) يُطبع على إيصال الاستلام وعلى بطاقة تُلصق بالجهاز.
• العميل: مسجَّل في النظام أو عميل حرّ بالاسم والجوال.
• الجهاز: النوع والموديل وIMEI أو الرقم التسلسلي. النظام يتحقّق من صحة IMEI (خوارزمية Luhn) فلا يُسجَّل رقم مغلوط.
• العطل كما وصفه الزبون، والملحقات المستلمة معه (شاحن، غطاء، بطاقة) — لأن أكثر النزاعات عن الملحقات لا عن الجهاز.
• التقدير المبدئي للتكلفة، والوعد بموعد التسليم (من إعداد افتراضي قابل للتعديل).
• الفني المكلَّف من قائمة الموظفين.
• العربون إن قُبض، كأمانة على حساب العميل.

دورة الحالات

التذكرة تمرّ بحالات واضحة، وكل تغيير مؤرَّخ باسم من قام به:

1. مستلَمة — طُبع إيصال الاستلام وسُلِّم للزبون.
2. قيد التشخيص — الفني يفحص ويحدّد القطع المطلوبة.
3. بانتظار قطع — إن لم تتوفر القطعة في المخزون (تظهر في أوامر الشراء).
4. جاهزة — يُبلَّغ الزبون.
5. مُسلَّمة — صدرت الفاتورة وأُغلقت التذكرة، أو ملغاة مع ردّ العربون.

لوحة المتجر تعرض بطاقة: المفتوحة، المتأخّرة عن وعدها، والجاهزة التي لم تُستلم. هذه البطاقة وحدها تُنهي مكالمات «خلص؟» لأنك ترى ما تأخّر قبل أن يسأل الزبون.

القطع والأجرة على التذكرة

بنود التذكرة نوعان: قطع من المخزون (شاشة، بطارية، منفذ شحن) بسعرها، وأجرة عمل كبند خدمة بلا مخزون. حين تُضاف القطعة إلى التذكرة تُحجز من الرصيد وتُخصم عند الفوترة، فلا تكتشف أن آخر شاشة من هذا الموديل رُكِّبت في جهاز آخر. الأجرة تُفوتر دائماً ولا تمسّ المخزون.

التسليم والفوترة بضغطة

عند الجاهزية يضغط الكاشير «تسليم وفوترة»: تنتقل بنود التذكرة (قطع + أجرة) إلى سلة البيع، تُصدر الفاتورة الضريبية برمز QR، يُخصم العربون المقبوض تلقائياً، ويدفع الزبون الباقي. التذكرة تتحوّل إلى «مُسلَّمة» وتحمل رقم الفاتورة، والفاتورة تحمل رقم التذكرة والجهاز وIMEI على الإيصال. رابط ثنائي الاتجاه يحسم أي سؤال لاحق.

الضمان: من البيع إلى المطالبة

الصيانة تلتقي بالضمان في نقطة واحدة: جهاز بِيع من عندك بضمان ثم عاد بعطل.

• عند البيع يُسجَّل الرقم التسلسلي/IMEI للجهاز، ومدة ضمانه بالأشهر (من بطاقة الصنف أو افتراضي المتجر)، ويطبع الإيصال سطر «ضمان الصنف: سنة حتى yyyy-mm-dd».
• عند العودة يُبحث عن الفاتورة بالرقم التسلسلي أو بالسيريال؛ من تفاصيل الفاتورة يُفتح زر «مطالبة ضمان» فتُنشأ تذكرة صيانة مرتبطة بالفاتورة الأصلية، وتُعلَّم كمطالبة ضمان (الأجرة والقطع بلا مقابل أو بحسب سياستك).
• استعلام الضمان بالسيريال يخبر الموظف فوراً: ساري حتى متى، أو انتهى.
• تقرير الضمانات: ما ينتهي خلال الأيام القادمة، والسارية، والمطالبات.

ماذا يوقّع الزبون عند الاستلام؟

إيصال الاستلام المطبوع يذكر: رقم التذكرة، الجهاز وIMEI، العطل، الملحقات، التقدير، الوعد، العربون، ونصّ شروط الاستلام (من إعدادات النشاط: مثلاً «المحل غير مسؤول عن البيانات؛ يُرجى النسخ الاحتياطي»، ومدة بقاء الجهاز غير المستلم). نسخة للزبون ونسخة تُلصق على الجهاز. هذه الورقة الواحدة تمنع أغلب النزاعات.

أرقام تراقبها شهرياً

• عدد التذاكر المفتوحة ومتوسط أيام الإصلاح.
• نسبة التذاكر المتأخّرة عن وعدها (مؤشّر على تقدير غير واقعي أو نقص قطع).
• إيراد الصيانة (أجرة + قطع) مقابل إيراد البيع — كثير من المحلات تكتشف أن الصيانة أربح من بيع الأجهزة.
• مطالبات الضمان بحسب الموديل: موديل يعود كثيراً معلومة شراء ثمينة.

ما يختلف مع قطع غيار السيارات

الفكرة نفسها تنطبق على محلات قطع الغيار التي تُركِّب في ورشة: التذكرة تحمل المركبة (ماركة/موديل/سنة/لوحة) بدل IMEI، والقطع تُبحث بأرقام OEM والبدائل والتوافق مع المركبة، فتظهر قطع العميل المناسبة لسيارته بضغطة.

الصيانة بلا تذاكر عمل يعتمد على ذاكرة الفني؛ بالتذاكر تصبح خطاً إنتاجياً له أرقام، ووعود يمكن الوفاء بها، وفاتورة واحدة تُغلق كل شيء.